O365 Exchange Online Regel alle Mails eines Absenders als Privat kennzeichnen

In Zeiten von Covid-19 und der Pandemie, müssen einige E-Mails vertraulich behandelt werden und so kann es wichtig sein, dass diese als Privat gekennzeichnet zu übermitteln.

In diesem Fall war es eine Sharedmailbox für Nachrichten zum Status der Mitarbeiter zu Impfungen und Booster die z.B. nicht von der Sekretärin gelesen werden dürfen, obwohl sie Zugriff auf das Postfach hat. Sprich es wurde eine Info an den Mitarbeiter von einem zentralen Postfach automatisiert gesendet, dass ggf. über dessen Status der Impfung Auskunft gibt. Damit hier nicht versehentlich Infos von Dritten, die auf das Psotfach berechtigt sind, gelesen werden, sollten alle Mails von diesem Sammelpost als Privat gekennzeichnet werden. Dazu nachfolgend die Schritte der Konfiguration im Exchange Online.

So sieht die betroffene Zeile in einer Mail in Outlook meistens aus, wenn man eine Mail erhält. Es ist lediglich ein Hinweis,wie hier z.B. über die Darstellung der Mail vorhanden. Es können je nach Konfiguration auch andere oder weitere stehen, jedoch fehlt der entscheidende Text “Bitte beachten Sie diese Angelegenheit ist Privat.”

Outlook - Info zur korrekten Ansicht im Webbrowser
Outlook – Info zur korrekten Ansicht im Webbrowser

Im Exchange Admin Center wie folgt vorghen:

  • Mail flow > Rules – auf das Pluszeichen klicken
Exchange Online Rules
Exchange Online Rules
  • in dem Menü nun auf “Modify messages….” klicken
Exchange Online Rule Options
Exchange Online Rule Options
  • Name – einen Bezeichnenden Namen vergeben
  • Apply this rule if… hier die Mailadresse von der gesendet wird und die den Header Privat erhalten soll auswählen
  • Do the following … hier die Option “Set the message header to this value…” und als “Enter text” = Sensitivity und als “Enter text” = Private eingeben
  • unter More options kann dann noch eine Beschreibung und ggf. Start und Endzeitpunkt angegeben werden

Sobald obige Regel korrekt eingestellt ist, dauert es noch ein wenig, ca 10min oder so und die Mails werden vom konfigurierten Absender als Privat gekennzeichnet. In Outlook ist dann auch die Zeile “Bitte betrachten Sie diese Angelegenheit als Privat.” zu sehen.

Outlook - Info Mail ist Privat
Outlook – Info Mail ist Privat

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